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KI-Plattform für das Management von Bauprojekten: Automatisierung, Integrationen und Kundenberichte

  • Überblick
  • Herausforderungen
  • Leistungen
  • Funktionale Module
  • Technologien
  • Unsere Erfolge

Kunde

Ein Bauunternehmen, das mehrere Baustellen betreut und mit Teams von Auftragnehmern zusammenarbeitet.

Technologien

Python (FastAPI) / React / PostgreSQL / Redis / Docker / Telegram Bot API / WhatsApp Business API / Claude / Google Drive API / Hetzner Cloud

Früher führte der Projektmanager die Korrespondenz mit den Auftragnehmern von Hand, sortierte Fotos und Dateien und schrieb die Berichte an die Kunden. Jetzt läuft alles in einem System: Der Auftragnehmer schreibt mit einem KI-Agenten und meldet den Fortschritt des Projekts, Fotos und Dateien werden automatisch gespeichert und nach Projekt, Datum und Bauphase geordnet. Der Manager sieht alle Projekte und Status an einem Ort, die KI erstellt Entwürfe für Kunden-E-Mails mit Fotos, und dem Manager bleibt nur noch, sie zu prüfen und bei Bedarf anzupassen.

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Herausforderungen

  • Texte, Fotos, Phasenstatus und Rechnungen von den Mitarbeitern der Auftragnehmer über Telegram und WhatsApp entgegennehmen.
  • Den Auftragnehmern über einen KI-Agenten antworten und dem Manager den gesamten Schriftverkehr zeigen, mit der Möglichkeit, jederzeit in das Gespräch einzugreifen.
  • Die Daten der Auftragnehmer nach Projekt, Datum, Bauphase und Status strukturieren.
  • Dem Manager Aufgaben, Rechnungen und Projekte zeigen, die auf eine Entscheidung warten, sowie Verzögerungen und Erinnerungen.
  • Bauphasen in Prozent, Fristen und Erinnerungen für jede Baustelle nachverfolgen.
  • Berichte für Kunden in der gewünschten Sprache (Deutsch, Englisch) mit einem Klick erstellen: Die KI schreibt die E-Mail, der Manager prüft und bearbeitet sie.

Leistungen

  • Geschäftsprozessanalyse und Lösungsarchitektur

    Wir haben mit einer Analyse der Arbeit des Managers begonnen: wo Zeit für das Weiterleiten von Fotos, die Eingabe von Status und die Vorbereitung von Berichten verloren geht. Daraus haben wir abgeleitet, welche Prozesse zuerst automatisiert werden und wie das System aussehen soll.
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    Geschäftsprozessanalyse und Lösungsarchitektur

  • KI-Automatisierung und Systemintegration

    Die Auftragnehmer senden ihre Daten an den KI-Agenten in Telegram oder WhatsApp, der Agent antwortet ihnen und gibt die Informationen an den Manager weiter. Fotos und Dateien landen von selbst in den Projektordnern in Google Drive.
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    KI-Automatisierung und Systemintegration

  • CRM und KI-gestützte Dokumentenverarbeitung

    Die KI klassifiziert eingehende Nachrichten, beschreibt jedes Foto von der Baustelle und erstellt einen E-Mail-Entwurf für den Kunden. Der Manager prüft das Ergebnis und bestätigt es mit einem Klick.
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    CRM und KI-gestützte Dokumentenverarbeitung

  • End-to-End-Softwareentwicklung

    Wir haben eine Webplattform für das Management von Bauprojekten entwickelt: mit einer Unternehmensübersicht, der Entscheidungswarteschlange des Managers, Projektkarten für die Baustellen und einer Auftragnehmer-Datenbank. Das System läuft in der Hetzner Cloud, die Dienste werden in Docker-Containern betrieben.
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    End-to-End-Softwareentwicklung

Gelieferte Funktionale Module

  • KI-Agenten für Auftragnehmer

    • Der Auftragnehmer schreibt in Telegram oder WhatsApp: Er sendet Fotos, die Bauphase, den Fertigstellungsgrad in Prozent und die Rechnung. Der Agent antwortet und strukturiert die Daten.

    • Der Manager sieht den gesamten Schriftverkehr und kann jederzeit in das Gespräch eingreifen.

    • Der Agent ist mit dem CRM, Google Drive und dem E-Mail-Postfach verbunden.

  • Entscheidungswarteschlange

    • Updates von Auftragnehmern, Rechnungen und E-Mail-Entwürfe laufen in einer Warteschlange des Managers zusammen.

    • Der Manager genehmigt oder lehnt jede Aufgabe mit einem Klick ab.

    • Nach der Genehmigung aktualisiert das System den Projektstatus und sendet die E-Mail an den Kunden.

  • Unternehmensübersicht und Projekte

    • Der Startbildschirm zeigt laufende Projekte, Aufgaben mit offener Entscheidung, überfällige Bauphasen und die erreichbaren Auftragnehmer.

    • Die Projektliste enthält Adresse, Kunde, Status und Fertigstellungsgrad in Prozent, mit Suche und Filtern.

    • Die Projektseite zeigt die Bauphasen (Fundament, Wände, Dach) mit dem jeweiligen Fertigstellungsgrad.

  • Auftragnehmer-Datenbank

    • Kontakte der Auftragnehmer in Telegram, WhatsApp und per Telefon.

    • Den Auftragnehmer kann man direkt aus seiner Karte anschreiben, der Schriftverkehr wird automatisch aktualisiert.

    • Beim Hinzufügen eines Auftragnehmers wählt der Manager den Kommunikationskanal.

  • Fotoablage in Google Drive

    • Fotos und Dateien werden automatisch in die Projektordner einsortiert.

    • Zu jedem Foto ergänzt die KI eine Beschreibung: was darauf zu sehen ist und was auf der Baustelle passiert.

    • Das gesuchte Bild lässt sich anhand der Beschreibung finden, ohne die Datei zu öffnen.

  • Kundenberichte mit einem Klick

    • Ein Klick sammelt die Daten zu den Bauphasen, den Fortschritt und die Fotos von der Baustelle.

    • Das System erstellt die E-Mail in der gewünschten Sprache (Deutsch oder Englisch) mit Links zu den Fotos und zum Projektordner.

    • Der Manager prüft den Entwurf, passt ihn an und sendet ihn an den Kunden.

Verwendete Technologien

  • Webplattform:

    Python (FastAPI) für den Server und React für die Oberfläche des Managers.

  • Daten und Hintergrundaufgaben:

    PostgreSQL für Projekte und Auftragnehmer, Redis und ein Worker für die Verarbeitung im Hintergrund.

  • Kommunikationskanäle:

    Telegram Bot API und WhatsApp Business API. Der KI-Agent erkennt den Auftragnehmer und führt das Gespräch.

  • KI:

    Claude (Anthropic) führt das Gespräch, beschreibt Fotos und erstellt E-Mails. Änderungen bestätigt der Manager.

  • Integrationen:

    Google Workspace: Drive für die Projektdateien, einheitliche Anmeldung über Google (SSO, OAuth 2.0) und Zugriffsrollen, automatischer Versand von E-Mails an Kunden.

  • Infrastruktur:

    Hetzner Cloud, Docker Compose, Nginx, Let’s Encrypt, Cloudflare.

Unsere Erfolge

  • 10 Stunden pro Woche beim Manager frei geworden

    Etwa 45 Stunden im Monat und 80 % der Zeit für Routineaufgaben.

  • Kundenbericht 6-mal schneller

    Die Vorbereitung dauert statt einer Stunde nur noch 10 Minuten: Es bleibt, den Bericht zu prüfen und zu senden.

  • Fotos werden automatisch einsortiert

    Etwa 100 Fotos pro Woche landen mit Beschreibung in den Projektordnern.

  • Schriftverkehr ohne Handarbeit

    Statt 5 Stunden pro Woche braucht der Manager etwa 1 Stunde.

  • Ein Bildschirm statt Chats und Ordner

    Status, Fotos, Rechnungen und Fristen aller Baustellen an einem Ort.

  • Kontrolle bei jedem Schritt

    Kunde und Auftragnehmer sehen Daten erst nach der Genehmigung durch den Manager.

Unsere Erfolge

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