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Unternehmensweiter KI-Assistent und zentrale Dokumentenbasis für eine Energieholding
- Überblick
- Herausforderungen
- Leistungen
- Funktionale Module
- Technologien
- Unsere Erfolge
Kunde
Eine europäische Energieholding, die Solar- und Windkraftanlagen für Unternehmen entwickelt und Strom liefert.
Technologien
Java / Python / Claude / Amazon Web Services / PostgreSQL / OpenSearch / Google Drive / OneDrive / Telegram
Verträge, Projekte und Berichte des Unternehmens lagen in Google Drive, in OneDrive und auf den Rechnern der Mitarbeiter. Das Gesuchte war schwer zu finden, und neue Mitarbeiter brauchten lange, um sich in die Projekte einzuarbeiten. Wir haben eine Plattform entwickelt, die alle Dokumente an einem Ort zusammenführt, sie selbst sortiert und die Fragen der Mitarbeiter zu den Unternehmensdokumenten beantwortet.
Herausforderungen
Dokumente aus Google Drive, OneDrive und von den Rechnern der Mitarbeiter an einem Ort sammeln.
Ordnung schaffen und Dateien automatisch in Verträge, Projekte, Angebote und Berichte einsortieren.
Das Wichtigste aus Verträgen auf einen Blick sehen: Kunde, Preis, Fristen und Bedingungen.
Den Mitarbeitern einen KI-Assistenten geben, der Fragen zu den Unternehmensdokumenten beantwortet.
Die Erstellung von Angeboten für Kunden beschleunigen.
Die Arbeit der KI und ihre Kosten unter Kontrolle halten.
Leistungen
CRM und KI-gestützte Dokumentenverarbeitung
Eine zentrale Dokumentenbasis mit KI-Assistent. Das System findet in Verträgen selbst den Kunden, den Preis und die Fristen, und der Mitarbeiter stellt eine Frage und erhält eine Antwort auf Grundlage der Unternehmensdokumente.
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Geschäftsprozessanalyse und Lösungsarchitektur
Wir haben analysiert, welche Dokumente das Unternehmen hat, wo sie liegen und wie die Mitarbeiter mit ihnen arbeiten. Auf dieser Grundlage haben wir die Plattform entworfen.
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End-to-End-Softwareentwicklung
Wir haben eine Webplattform mit KI-Assistent, Dateimanager, Benutzerverwaltung und Einstellungen für die Dokumentenverarbeitung entwickelt.
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KI-Automatisierung und Systemintegration
Wir haben Google Drive, OneDrive und Ordner auf den Rechnern angebunden, sodass die Dateien von selbst in die Plattform wandern. Die KI kann auch in Telegram befragt werden, ohne die Plattform zu öffnen.
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KI-beschleunigte agile Entwicklung
Wir haben in kurzen Etappen gearbeitet und dem Kunden nach jeder Etappe den fertigen Teil der Plattform gezeigt. Aufgaben und Dokumentation wurden in Jira und Confluence geführt, daher hatte der Kunde den Projektfortschritt stets im Blick.
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DevOps und Wartung
Die Plattform läuft in der Amazon-Cloud und startet die Verarbeitung selbst, sobald eine neue Datei eintrifft. Sie lässt sich leicht erweitern, wenn die Zahl der Dokumente und Mitarbeiter wächst.
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Gelieferte Funktionale Module
Dokumentenerfassung
Dateien aus Google Drive, OneDrive und von den Rechnern der Mitarbeiter wandern von selbst in einen gesicherten Speicher.
Der Verlauf zeigt, was und wann übertragen wurde.
Sobald eine neue Datei im Speicher eintrifft, startet die Plattform die Verarbeitung von selbst.
Automatische Sortierung
Die KI liest die Datei und erkennt, worum es sich handelt: Vertrag, technisches Dokument, Angebot, Projekt oder Bericht.
Der Administrator bestätigt die Auswahl der KI, und die Datei landet im richtigen Bereich.
Die Plattform liest PDF-, Word- und Excel-Dateien sowie Scans und Fotos.
Das Wichtigste aus Verträgen
Die KI findet im Vertrag den Kunden, den Preis, die Daten, die Laufzeit und die wichtigsten Bedingungen.
Statt 50 Seiten liest der Mitarbeiter eine kurze Liste der wichtigsten Punkte.
Verträge aus allen Quellen liegen an einem Ort, statt über Ordner und Rechner verstreut zu sein.
KI-Assistent
Mitarbeiter fragen auf der Plattform oder in Telegram nach Verträgen, Kunden und Prozessen.
Die KI versteht den Sinn der Frage und findet die Antwort, auch wenn das Dokument andere Worte verwendet.
Neue Mitarbeiter arbeiten sich ein, ohne die Kollegen zu stören.
Vergleich und Angebote
Das System vergleicht Projekte, Angebote verschiedener Unternehmen oder Versionen eines Dokuments und zeigt die Unterschiede.
Im Gespräch mit dem Kunden wählt die KI Solarmodule, Wechselrichter und Energiespeicher aus.
Der Kunde sieht sofort die Kosten des Projekts und wie viel er beim Strom spart oder verdient.
Kontrolle und KI-Kosten
Für jedes Dokument ist zu sehen, in welchem Schritt es sich befindet und ob Fehler aufgetreten sind.
Jede Frage eines Mitarbeiters und jede Antwort der KI werden in einem Protokoll gespeichert.
Die Kosten der Verarbeitung sind im Voraus bekannt, und Tageslimits schützen vor unnötigen Ausgaben.
Verwendete Technologien
Plattform:
Java und Python. Die Dateiübertragung und die Arbeit der KI sind getrennt, sodass das eine das andere nicht stört.
KI:
Claude von Anthropic über Amazon Bedrock. Die Daten des Unternehmens werden nicht zum Training der KI verwendet.
Semantische Suche:
OpenSearch findet ein Dokument anhand des Sinns der Frage und nicht anhand exakt übereinstimmender Wörter.
Dokumentenerkennung:
Die Plattform liest PDF, Word und Excel sowie Scans und Fotos.
Cloud:
Amazon Web Services. Die Verarbeitung startet von selbst, sobald eine neue Datei eintrifft.
Integrationen:
Google Drive, OneDrive und Telegram sind an die Plattform angebunden.
Sicherheit:
Anmeldung über Google, Zugriff nach Rollen und ein Protokoll der Dokumentenverarbeitung und der KI-Antworten.
Unsere Erfolge
Alle Dokumente an einem Ort
Verträge, Projekte und Berichte aus allen Quellen sind gesammelt und nach Bereichen sortiert.
Antwort statt Suche
Der Mitarbeiter stellt eine Frage und erhält eine Antwort auf Grundlage der Dokumente, ohne Ordner zu durchsuchen.
Schneller Start für neue Mitarbeiter
Neue Mitarbeiter finden Antworten selbst und steigen schneller in die Projekte ein.
Angebote im Gespräch mit dem Kunden
Die KI wählt die Ausrüstung aus und berechnet den Nutzen für den Kunden direkt im Gespräch.
Planbare KI-Kosten
Die Kosten der Verarbeitung sind im Voraus bekannt, und Limits schützen das Budget.
KI unter Kontrolle
Die Kategorien bestätigt der Administrator, und jede Antwort der KI wird in einem Protokoll gespeichert.
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