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Asistente corporativo de IA y repositorio único de documentos para un holding energético
- Resumen
- Desafíos
- Servicios
- Módulos Funcionales
- Tecnologías
- Nuestros Logros
Cliente
Holding energético europeo que desarrolla centrales solares y eólicas para empresas y suministra electricidad.
Tecnologías
Java / Python / Claude / Amazon Web Services / PostgreSQL / OpenSearch / Google Drive / OneDrive / Telegram
Los contratos, proyectos e informes de la empresa estaban repartidos entre Google Drive, OneDrive y los ordenadores de los empleados. Encontrar lo necesario era difícil, y los nuevos empleados tardaban mucho en incorporarse a los proyectos. Creamos una plataforma que reúne todos los documentos en un solo lugar, los clasifica por sí sola y responde a las preguntas de los empleados sobre los documentos de la empresa.
Desafíos
Reunir en un solo lugar los documentos de Google Drive, OneDrive y los ordenadores de los empleados.
Poner orden y repartir automáticamente los archivos entre contratos, proyectos, propuestas e informes.
Ver de inmediato lo esencial de los contratos: el cliente, el precio, los plazos y las condiciones.
Dar a los empleados un asistente de IA que responda a preguntas sobre los documentos de la empresa.
Acelerar la preparación de propuestas comerciales para los clientes.
Mantener bajo control el funcionamiento de la IA y sus costes.
Servicios
CRM y trabajo con documentos basado en IA
Base única de documentos con un asistente de IA. El sistema encuentra por sí solo en los contratos el cliente, el precio y los plazos, y el empleado hace una pregunta y recibe una respuesta basada en los documentos de la empresa.
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Auditoría de procesos de negocio y diseño de soluciones
Analizamos qué documentos tiene la empresa, dónde se guardan y cómo trabajan los empleados con ellos. Sobre esa base diseñamos la plataforma.
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Desarrollo de software llave en mano
Creamos una plataforma web con asistente de IA, gestor de archivos, gestión de usuarios y ajustes para el procesamiento de documentos.
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Automatización con IA e integraciones
Conectamos Google Drive, OneDrive y las carpetas de los ordenadores, y los archivos pasan a la plataforma por sí solos. También se puede hacer una pregunta a la IA en Telegram, sin abrir la plataforma.
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Desarrollo ágil (Agile) acelerado con IA
Trabajamos en etapas cortas y, tras cada una, mostrábamos al cliente la parte de la plataforma ya terminada. Las tareas y la documentación se gestionaban en Jira y Confluence, por lo que el cliente veía siempre el avance del trabajo.
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DevOps y soporte
La plataforma funciona en la nube de Amazon y lanza el procesamiento por sí sola en cuanto aparece un archivo nuevo. Es fácil de ampliar cuando crece el número de documentos y de empleados.
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Módulos funcionales entregados
Recopilación de documentos
Los archivos de Google Drive, OneDrive y los ordenadores de los empleados pasan por sí solos a un único almacén protegido.
El historial muestra qué se ha transferido y cuándo.
En cuanto aparece un archivo nuevo en el almacén, la plataforma inicia su procesamiento por sí sola.
Clasificación automática
La IA lee el archivo y determina qué es: contrato, documento técnico, propuesta, proyecto o informe.
El administrador confirma la elección de la IA y el archivo pasa a la sección correspondiente.
La plataforma lee archivos PDF, Word y Excel, así como escaneos y fotografías.
Lo esencial de los contratos
La IA encuentra en el contrato el cliente, el precio, las fechas, la vigencia y las condiciones principales.
En lugar de 50 páginas, el empleado lee una lista breve de los puntos clave.
Los contratos de todas las fuentes están reunidos en un solo lugar, en lugar de dispersos entre carpetas y ordenadores.
Asistente de IA
Los empleados preguntan sobre contratos, clientes y procesos en la plataforma o en Telegram.
La IA entiende el sentido de la pregunta y encuentra la respuesta, aunque el documento lo diga con otras palabras.
Los nuevos empleados se incorporan al trabajo sin distraer a sus compañeros.
Comparación y propuestas
El sistema compara proyectos, propuestas de distintas empresas o versiones de un documento y muestra las diferencias.
Durante la conversación con el cliente, la IA selecciona paneles solares, inversores y baterías de almacenamiento de energía.
El cliente ve al instante el coste del proyecto y cuánto ahorrará o ganará con la electricidad.
Control y costes de la IA
De cada documento se ve en qué etapa está y si ha habido errores.
Cada pregunta del empleado y cada respuesta de la IA se guardan en un registro.
El coste del procesamiento se conoce de antemano y los límites diarios protegen frente a gastos innecesarios.
Tecnologías utilizadas
Plataforma:
Java y Python. La transferencia de archivos y el trabajo de la IA están separados, por lo que una cosa no interfiere con la otra.
IA:
Claude de Anthropic a través de Amazon Bedrock. Los datos de la empresa no se utilizan para entrenar la IA.
Búsqueda por significado:
OpenSearch encuentra un documento por el sentido de la pregunta, y no por la coincidencia exacta de las palabras.
Lectura de documentos:
La plataforma lee PDF, Word y Excel, así como escaneos y fotografías.
Nube:
Amazon Web Services. El procesamiento se lanza solo en cuanto aparece un archivo nuevo.
Integraciones:
Google Drive, OneDrive y Telegram están conectados a la plataforma.
Seguridad:
Acceso con Google, permisos por roles y un registro del procesamiento de documentos y de las respuestas de la IA.
Nuestros logros
Todos los documentos en un solo lugar
Los contratos, proyectos e informes de todas las fuentes están reunidos y repartidos por secciones.
Una respuesta en lugar de una búsqueda
El empleado hace una pregunta y recibe una respuesta basada en los documentos, sin buscar por carpetas.
Incorporación rápida de nuevos empleados
Los recién llegados encuentran las respuestas por sí mismos y se integran antes en los proyectos.
Propuestas durante la conversación con el cliente
La IA selecciona el equipamiento y calcula el beneficio del cliente en plena conversación.
Costes de IA predecibles
El coste del procesamiento se conoce de antemano y los límites protegen el presupuesto.
IA bajo control
El administrador confirma las categorías y cada respuesta de la IA se guarda en un registro.
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